Loppukeskustelu

Työsuhteen päättyminen ja loppukeskustelu

Jokaisessa yrityksessä tulee joskus vastaan tilanteita, että työsuhteen päättyminen ja loppukeskustelu on ajankohtaisia asioita. Keskusteluista voidaan käyttää myös esimerkiksi nimeä päättökeskustelu tai lähtöhaastattelu.

Tässä kirjoituksessa paneudun siihen, miten loppukeskustelusta saadaan paras hyöty irti molemmin puolin ja siihen miksi keskustelu todella kannattaa pitää.

Nyt täytyy muistaa, että työsuhde ei pääty aina ikävästi tuotannollisista ja taloudellisista syitä tai katkerassa ilmapiirissä. Ja vaikka päättyisikin, niin ne ovat silti molemminpuolisia kehittymisen paikkoja. Ihmiset kuitenkin vaihtavat työnantajaa myös omasta tahdostaan ja erityisesti silloin loppukeskustelun merkitys korostuu työnantajan näkökulmasta.

Loppukeskustelun tarkoituksena on summata henkilön työsuhde, sen vaiheet ja huomioida kaikki esiin tulevat risut, ruusut ja kehityskohteet. Keskustelun tarkoituksena on myös antaa työnantajalle työkaluja henkilöstöstrategian kehittämiseen, sekä työntekijälle mahdollisuuden tulla aidosti kuulluksi.

Kokemuksia loppukeskusteluista

Pyysin verkostoltani aitoja kokemuksia loppukeskusteluista ja sain erittäin hyviä vastauksia. Koostin niistä muutamia esimerkkejä havainnollistamaan keskustelua ja sen tärkeyttä.

Esimerkkien antajat eivät luonnollisesti halunneet esiintyä tunnistettavasti, joten käsittelen aihetta täysin anonyymisti. Otanta oli heterogeeninen; asemat, alat, sukupuoli ja henkilöiden ikä oli hyvin vaihtelevia.

Esimerkki 1.

Kävin aikoinaan työsuhteen päättyessä hyvän päättökeskustelun silloisen johtajani aloitteesta. Määräaikainen työsuhteeni oli päättymässä ja johtaja halusi kuulla miten olin työskentelyaikani kokenut.

Meillä oli välitön ilmapiiri, vaikka en tuntenut häntä henkilökohtaisesti kovinkaan hyvin, ja uskalsin tuoda kaikki mieltäni painaneet asiat esiin. Keskustelun päätteeksi ilmeni, ettei johtaja ollut tiennyt kaikista henkilökemiaongelmista, joista työyhteisössä oli vaiettu. Toivon, että hänen silmänsä avautuivat tämän jälkeen ja asialle todella tehtiin jotain.

Jäi hyvä mieli ja hain myöhemmin uudelleen saman työnantajan palvelukseen.

Jäi hyvä mieli ja hain myöhemmin uudelleen saman työnantajan palvelukseen.

Esimerkki 2.

Pitkän työurani päättyessä omasta aloitteestani esimieheni varasi ajan loppukeskusteluun kanssani. Aikaa oli varattu tasan puoli tuntia. Ajan lyhyyden huomioiden olin valmistautunut keskusteluun oppikirjan mukaan ja kerännyt valmiiksi asioita, joita haluaisin nostaa esille ja antaa kehitysehdotuksia.

Kun keskustelun aika tuli, niin ensin esimies kertoi omat kuulumisensa ja sen jälkeen oli aika täyttää henkilöstöhallintajärjestelmään valmis kaavake. Hän kysyi minulta kaavakkeessa olevat asiat ja kirjasi ylös asiat vastauksestani huolimatta vain sanalla tai kahdella. Yritin kertoa etukäteen pohtimiani asioita, niin minut vaiennettiin tylysti sillä, että on siirryttävä seuraavaan aiheeseen, koska aikaa on vähän.

Lopulta esimies ilmoitti, että tässä oli kaikki kysymykset ja aika on nyt loppu, että oliko minulla vielä jotain? No ei ollut. Jos asiani eivät olleet kuuntelemisen arvoisia, niin antoi sitten vaan olla. Omapahan oli häviönsä.

Esimerkki 3.

Minut oli irtisanottu tuotannollisiin ja taloudellisiin syihin vedoten eräästä työpaikasta. Irtisanomisen oli odotettavissa ja työvelvoite jatkui koko irtisanomisajan. Voit kuvitella miten korkealla motivaatio oli, mutta yritin silti parhaani, enkä esimerkiksi laiminlyönyt työtehtäviäni koskaan.

Meillä oli esihenkilöni kanssa ollut aiemmin hyvät ja lämpimät välit ja ehdotinkin itse hänelle tällaisen päätöskeskustelun pitämistä. Hän suostui hieman vastahakoisesti ja ilmapiiri muuttui saman tien.

Pidimme keskustelun vielä samalla viikolla ennen työsuhteeni päättymistä. Yritin keskustelussa pysyä tyynenä ja kertoa itselleni tärkeitä havaintoja työpaikalta, mutta esihenkilöni tyrmäsi kaiken saman tien. Jokaisen kertomani asian päätteeksi hän kiisti sanomani toteamalla: ”Tuo ei pidä paikkansa.”, vaikka hyvin tiesi, että piti.

Esihenkilöni vastaili minulle muutenkin ilkeästi ja halveksivasti, sekä toi hyvin esille, että kaikki ongelmat olivat keksittyjä tai omaa syytäni. Hän sai minut tuntemaan itseni todella huonoksi työntekijäksi ja epäinhimilliseksi valittajaksi. Ei olisi koskaan pitänyt ehdottaa tuota keskustelua!

Esimerkki 4.

Minut irtisanottiin monen vuoden jälkeen tuotannollisista ja taloudellisista syistä edellisestä työpaikastani ilman mitään ennakkovaroitusta. Irtisanomistilaisuus naamioitiin kokoukseksi ja neukkariin astuessani kerrottiin kokouksen todellinen syy.

Ei oltu myötätuntoisia tai pahoiteltu, iskettiin vaan fakta pöytään.

Ei oltu myötätuntoisia tai pahoiteltu, iskettiin vaan fakta pöytään. Minulla oli 15 minuuttia aikaa kerätä valvotusti henkilökohtaiset tavarani ja luovuttaa työvälineeni, jonka jälkeen minut ohjattiin ulos. Olin ihan shokissa.

Ei paljon pidetty lähtöhaastatteluita, kiitetty työpanoksesta tai toivotettu hyvää jatkoa. Työtodistus tuli postissa ja loppupalkka tilille.

En tänä päivänäkään tiedä mitä olin tehnyt väärin tai jättänyt tekemättä, mutta sitä yritystä en suosittele ikinä kenellekään!

Miten keskustelu kannattaa käydä?

Ensimmäinen sääntö on se, että työsuhteen päättyminen ja loppukeskustelu ovat joillekin vaikeita paikkoja, edustivatpahan he työnantajaa tai työntekijää, joten muistetaan inhimillisyys joka kohdassa.

Toinen tärkeä sääntö on se, että keskustelu varataan hyvissä ajoin ja keskustelulle varataan tarpeeksi aikaa. On ikävä yrittää käydä keskustelua kiirehtien läpi liian lyhyen ajan vuoksi. Keskustelua ei myöskään saa häiritä muut henkilöt, puhelinsoitot tai sähköpostit – kaikki fokus pitää suunnata työntekijään.

Kun riittävästä ajasta ja tilanteen rauhallisuudesta on huolehdittu, niin keskustelun toteuttamistavalla ei ole suurta roolia. Joku kokee tulleensa paremmin kuulluksi kasvokkain ja joku toinen taas kertoo asioita mieluummin esimerkiksi Teams-keskusteluna. Pääasia on, että tilanne tuntuu luontevalta molemmille osapuolille.

Tilaisuudesta kannattaa aina kirjata asioita ylös ja jos esiin nousee selkeitä kehityskohteita, niin niihin pitää muistaa myös tarttua. Suurin ongelma yleisesti on se, että lähtevä työntekijä antaa palautetta tai tuo esille selkeän kehityskohteen, mutta asia unohtuu kiireen vuoksi vain lauseena muistiinpanoihin.

Kuka käy keskustelun työntekijän kanssa?

Työnantajan puolelta kannattaa harkita tarkkaan sitä, kuka käy lopulta työntekijän kanssa keskustelun. Yleensä luonnollinen vaihtoehto on esihenkilö tai työnjohtaja, mutta aina se ei välttämättä ole paras vaihtoehto. Valinnassa täytyy harkita tarkasti sitä, miten keskustelusta saadaan luonteva ja luottamuksellinen.

Mikäli esihenkilön ja työntekijän välinen suhde on hyvä ja luottamuksellinen, niin silloin keskustelusta saadaan paras mahdollinen lopputulos irti.

Joskus taas on parempi, että yrityksen HR-henkilö tai muu edustaja pitää keskustelun, jolloin keskustelu käydään ihan toisesta näkökulmasta. Toki tässä on kompastuskivenä avoimuuden puute, ellei olosuhteet keskustelulle ole aidosti luottamukselliset, silloin keskustelu jää myös pintapuoliseksi.

Näin työnantajan edustaja voi valmistautua keskusteluun

Työnantaja puolesta keskusteluun osallistuvan henkilön tulee aina tehdä aloite keskustelun pitämiselle, se ei ole ikinä työntekijän tehtävä. Esihenkilö tai muu varmistaa ajan ja paikan sopivuuden työntekijältä ja varaa tilaisuuden.

Ennen keskustelua tutustuthan henkilön työhistoriaan ja työtehtäviin yrityksessänne. Luottamuksen pohja putoaa välittömästi keskustelulta, jos joudut alkuun kysymään, että mitäs oikeastaan oletkaan tehnyt täällä meillä. Tarkennuksia voi ja pitääkin esittää, mutta perustiedot pitäisi olla hyvin hallussa.

Isommissa yrityksissä on käytössä henkilöstöhallintajärjestelmiä, joissa saattaa olla jo valmiita pohjia kysymyksineen loppukeskustelua varten. Niitä on hyvä hyödyntää ja niihin on helppo kirjata asioita ylös, mutta niitä ei kannata noudattaa orjallisesti. Keskustelun on tarpeellista soljua eteenpäin itsestään ja sitä on hyvä tarvittaessa hiukan ohjailla oikeaan suuntaan. Jos ja kun kirjaat asioita ylös, niin käythän lopuksi kirjaamasi asiat läpi vielä työntekijän kanssa, ettei väärinkäsityksiä pääse syntymään.

Älä provosoidu, vaikka työntekijän asenne olisi mikä. Tämä ei ole oikea kohta hermostua, menettää malttiaan tai olla asenteellinen työntekijää kohtaan.

Muistathan, että poislähtevä työntekijä voi olla yritykselle tärkeä suosittelija jatkossakin.

Muistathan, että poislähtevä työntekijä voi olla yritykselle tärkeä suosittelija jatkossakin.

Näin työntekijä voi valmistautua keskusteluun

Kun saat kutsun loppukeskusteluun, niin varmista toisen osapuolen sopivuus omasta mielestäsi. Jos vastapuolena on henkilö, josta tiedät jo etukäteen, että et pysty keskustelemaan luonnollisesti ja reilusti, niin pyydä osapuolen vaihtoa (mikäli se on tietysti mahdollista ko. yrityksessä).

Kirjaa itsellesi asioita ylös jo etukäteen, mitä haluat tuoda esille keskustelun aikana. Koita keskittyä rakentaviin asioihin, joita työurasi varrelle on kertynyt. Ajattele tätä keskustelua viimeisenä palveluksena kyseiselle yritykselle ja sitä, että keskustelun jälkeen voit lähteä selkä suorana työnantajan palveluksesta. Solvaamiselle tai toisen loukkaamiselle ei ole näissä keskusteluissa sijaa eikä tarkoitusta.

Yhteenvetona vielä

Parhaimmillaan siis loppukeskustelu hyödyntää molempia osapuolia ja toimii viimeisenä osana työhyvinvoinnin kokonaisuutta. Tällöin työntekijä kokee tulleensa kuulluksi ja työnantajalla on mahdollisuus saada oikeasti arvokasta hiljaista tietoa ja osaamista, mitä työntekijällä on annettavana.

Pahimmillaan taas loppukeskustelu voi äityä kinasteluksi, joka ei johda mihinkään. Loppukeskustelun voi myös mokata pitämällä se pakotetusti tai kiireessä valmiin kaavan mukaisesti, koska se nyt vaan sattuu kuulumaan protokollaan. Pyrkikäämme välttämään tätä viimeiseen asti!

Työsuhteen päättyminen muuttaa aina ihmisten elämää jotenkin ja siihen liittyvä loppukeskustelu on siis erittäin tärkeä jatkoa ajatellen – kaikille osapuolille.

-Mia

Jätä kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.